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O Sistema de Processos Administrativos (SPA) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) foi desenvolvido para permitir o acompanhamento e rastreamento online dos processos, solicitações e memorandos da universidade. Ele permite a utilização de certificados e assinaturas digitais em suas tramitações. Além de uma fila de trabalho para acompanhamento e gestão de processos e solicitações designados para um setor. A Tabela 1 apresenta os números de processos abertos por ano e a Figura 1 apresenta a distribuição gráfica desses processos.

Tabela 1: Total de processos abertos por ano de 2010 a 2017.

Figura 1: Total de processos abertos por ano de 2010 a 2017

A Figura 1 mostra que o sistema teve uma boa adesão pelos servidores da Universidade. Esse volume de processos foi, também, analisado considerando os diferentes tipos de documentos que são cadastrados no SPA. Analisando esse volume por tipo (Processo físico ou digital), observamos uma tendência sutil, porém gradativa do aumento de processos digitais.

Figura 2:  Tipos de processos abertos

Ainda em 2014, verifica-se na Figura 2 que os processos digitais superaram, em quase 600, o número de processos físicos abertos e em uma ascendente que culmina com uma diferença de mais de 16 mil processos em 2017.

Como síntese dessa evolução, na gestão dos processos administrativos online, observa-se que desde a implantação, em 2010, até o final de 2017 foram abertos ao todo 595.800 processos, tanto digitais quanto físicos. Destes, 302.012 são processos físicos e 293.788 são processos digitais, conforme Figura 3.

Figura 3: Total de processos abertos por ano e por tipo de 2010 a 2017.

A parte mais significativa da imagem da Figura 3 ocorre em 2014. Nesse período o número de processos digitais passa a ser maior do que o número de processos físicos. Com essa inversão, o sistema passa de fato a atender aos seus propósitos de gestão online permitindo assegurar um plano de sustentabilidade, já que passamos a ter uma universidade com menos papel.