Conforme Ofício 02/SEPLAN/UFSC/2023, a SEPLAN, em conjunto com a SeTIC, com o objetivo de embasar o novo processo de licitação para contratação de serviço de outsourcing de impressão, solicita a realização de dimensionamento do número de impressoras para as unidades administrativas e acadêmicas da UFSC, com a recomendação de redução do número de impressoras, visando a economicidade dos recursos públicos na nova contratação.
Cada unidade da UFSC deve preencher um único formulário que contemple todas as demandas de sua unidade. O formulário (conforme modelo disponível aqui) deve ser enviado até 10 de março de 2023 assinado digitalmente pelo gestor de custos, por meio do sistema SPA, para o setor SeTIC/SEPLAN, e para o e-mail 
As unidades que não encaminharem o dimensionamento no prazo indicado não terão impressoras, pois não serão contempladas no novo processo licitatório.
Para auxiliar no dimensionamento a ser realizado pelas unidades administrativas e acadêmicas, a SeTIC disponibiliza relatório contendo informações sobre as impressoras atuais de cada unidade.
O Plano de Logística Sustentável 2021-2024 da UFSC objetiva diminuir em 10% os gastos com impressão. Hoje, o custo anual do serviço de impressão é de R$ 1.423.874,28. A necessidade da racionalização da quantidade de equipamentos também já foi apontada por órgãos de controle em função da existência de equipamentos subutilizados. Ademais, estamos em um cenário de restrição orçamentária, o que reforça a necessidade de análise criteriosa das necessidades de equipamentos.
Informamos que existem diversos recursos de TIC que visam a otimização dos processos administrativos e acadêmicos e possibilitam a realização de atividades de modo digital, reduzindo a necessidade de impressão de documentos. Dentre eles, podemos citar: Assina UFSC, Plataforma Solar (SPA), serviço de Pastas Compartilhadas, Arquivos e Impressão em Nuvem (retirada de documentos enviados para impressão em qualquer impressora da UFSC). Mais informações sobre esses serviços estão disponíveis em ti.ufsc.br.
A seguir, constam breves orientações a respeito do preenchimento de planilha de dimensionamento. Em caso de dúvidas sobre este procedimento, entre em contato pelo e-mail 
ou pelo ramal 6372.
Orientações sobre o envio da planilha:
- A SeTIC disponibiliza modelo de planilha de Levantamento de Necessidade de Impressoras, para download e preenchimento por cada Centro de Custos.
- A planilha deverá ser enviada por cada Centro de Custos por SPA/SOLAR para a fila SETIC/SEPLAN, em uma solicitação digital. Utilize o grupo de assunto 395 (demandas) e o assunto 1630 (outros).
- A solicitação digital deve conter a manifestação expressa e formal do Gestor da Unidade (Centro de Custo), por Ofício assinado digitalmente ou no despacho de encaminhamento, também assinado digitalmente.
- A planilha deve ser também encaminhada para o e-mail obrigatoriamente nos formatos .xls ou .xlsx ou .ods.
- O prazo para envio da planilha é 10 de março de 2023.
Orientações sobre o preenchimento da planilha:
- Cada linha da planilha refere-se a um único equipamento. Caso seja necessário demandar mais de um equipamento de impressão, deve-se incluir tantas linhas quanto equipamentos sejam necessários.
- O Centro de Custo indicado na Planilha leva em consideração a Seção II da Portaria 457/2022/GR, de 31 de outubro de 2022.
- A Edificação de instalação (conforme SIEF) pode ser identificada no Sistema Integrado de Espaço Físico. Em caso de dúvidas no preenchimento deste campo, sugere-se entrar em contato com o Agente Patrimonial da unidade.
- A Justificativa para necessidade de impressora deverá conter explicação sobre a necessidade de haver equipamento no local. Sugere-se a menção das atividades administrativas e/ou acadêmicas que motivam a impressão. A análise das demandas e as justificativas das necessidades são de responsabilidade do gestor do centro de custo. Estas justificativas serão incluídas no Estudo Técnico Preliminar, que motivará o processo licitatório.
- O Tamanho do Papel deve indicar se a impressora permite impressão apenas em folhas A4, ou se deve permitir a impressão em folhas maiores, A3. Em caso de necessidade de impressão em folhas A3, é necessário incluir Justificativa para tamanho se for A3.
- A escolha de impressão Monocromática ou colorida indica se a Impressora deve permitir apenas impressão Preto/Branco (monocromática) ou se deve permitir também a impressão colorida. Caso seja necessário a impressão colorida, é necessário incluir Justificativa para colorida.
- É necessário informar também se há demanda para Digitalização (scanner/cópia), Fax e Grampeador. Quanto ao grampeador, trata-se de funcionalidade que permite que as páginas impressas sejam grampeadas no processo de impressão, por exemplo, de livretos.
- O Volume médio de impressão esperado (páginas) indica a expectativa mensal de impressão da impressora. Sugere-se analisar o volume médio de impressão atual, disponível no Relatório de consumo de impressão. Deve haver ainda Justificativa caso o volume de impressão seja superior a 5.000 páginas/mês, considerando que para atendimento deste volume de impressão o equipamento a ser licitado deverá ser de maior porte.
- Inclua, se houver, Comentários sobre particularidades ou limitações do tipo de impressora necessária no local, que não tenham sido contemplados pelos campos anteriores, como questões de acessibilidade, compartilhamento de equipamentos, localização do equipamento, espaço disponível, entre outros.
